Kontrola ve Zbraslavi

Provedení kontroly plnění povinností správce v kynologickém areálu MSKS Zbraslav

Dne 26.4.2014 byla provedena členem revizní komise J. Venhauerem kontrola písemností, které mají být vedeny správcem areálu Zbraslav na základě uzavřené pracovní smlouvy mezi správcem a MSKS a vyplývajících z "Provozního a ubytovacího řádu pro areál Zbraslav". Dále byla provedena kontrola areálu Zbraslav.
K jednotlivým vedeným písemnostem:

Pracovní sešit - Evidence pružné pracovní doby

• pracovní doba je zaznamenávána každý den, koncem měsíce je proveden součet odpracovaných hodin a porovnán s daným počtem hodin na určitý měsíc. Rozdíl je zapsán jako počet přesčasových hodin. Měsíc je podepsán J. Kratochvílem.
• přesčasové hodiny je třeba čerpat v souladu s pracovní smlouvou tak, aby zbytečně neúměrně nenarůstal jejich počet (úpravou počtu odpracovaných hodin v jednotlivých dnech pokud akce v areálu dovoluje).
• u záznamu "Dovolená" psát i rok, za který je čerpána

Opatření: Při kontrole "Pracovního sešitu" J. Kratochvílem sledovat počet přesčasových hodin a dbát na včasné čerpání volna za přesčasové hodiny.
Termín: průběžně

Sešit úklidu

• jsou zde vedeny stručné záznamy o tom, co který den bylo prováděno za úklid a jak dlouho trval
• v roce 2013 prováděla úklid paní Pokorná a v roce 2014 provádí úklid pan Pokorný
• J. Kratochvílem je prováděna kontrola sešitu potvrzená podpisem

Ubytovací kniha

• záznamy o ubytovaných jsou vedeny nedostatečně, nejsou vyplňovány všechny předtištěné údaje– k osobě je uvedeno jen jméno a město – chybí úplná adresa ubytovaného
• chybí podpis ubytovaného – viz ustanovení "Ubytovacího řádu"
• je prováděn hromadný zápis pro několik osob, nejsou uvedena čísla zapůjčených pokojů

Opatření: Provádět řádné vyplňování všech kolonek ubytovací knihy a záznam nechat podepsat ubytovaným. Každý ubytovaný v ubytovně MSKS musí být zapsán v ubytovací knize.
Termín: od 1.5.2014 trvale

Sešit výdajů – Evidence čerpání provozní zálohy:

• jsou zde zapsány výdaje za nákup zboží v jednotlivých měsících a pokladní doklady k jednotlivým položkám.Každý měsíc je uzavřen provedením součtem jednotlivých položek.
• následně je provedeno vyúčtování s tajemnicí MSKS

Opatření: U některých položek přesněji napsat důvod nákupu a účel jeho použití.Každý měsíc odsouhlasit potřebu nákupu podpisem p.Kratochvíl. Bude-li se jednat o nákup jehož cena bude vyšší 5.000,-Kč,tak odsouhlasit tuto částku podpisem p.Kratochvíla. Zjistit,zda existuje originál.sešit "Evidence čerpání provozní zálohy" a v opačném případě upravit používaný sešit rozdělením stránky na jednotlivé položky(na základě domluvy s p.Venhauerem).

Sešit příjmů – veden místo Pokladní knihy

• údaje zde vedené jsou nedostatečné .

Opatření: Dle "Pracovní smlouvy" je určeno vedení "Pokladní knihy".Nutno zakoupit "Pokladní knihu" a po proškolení tajemnicí MSKS ji řádně vést.
Termín: od 1.5.2014 trvale

Příjmové doklady:

• vyplňování "Příjmových dokladů" je nedostatečné. Příjmový doklad je očíslován,není však nikde zapsán,je volně uložen.Nelze z něj zjistit za kolik dní a za co je účtovaná částka přijata.Při platbě za ubytování přímo správci areálu není účtováno k dané částce 20,-Kč za osobu/ den .

Opatření: Provádět předepsané vyplňování příjmových dokladů takovým způsobem,aby se dalo vyčíst za co byla uvedená částka účtována. "Příjmové a výdejové doklady" evidovat v "Pokladní knize". Při platbě za ubytování správci areálu účtovat k dané částce 20,-Kč za osobu/den.
Termín: od 1.5.2014 trvale

Evidenční sešit na vybírání záloh na zapůjčení pokoje a kotce pro psa

Není prováděno vybírání záloh za půjčení pokoje 200,-Kč a kotce pro psa 50,-Kč tak, jak je uvedeno v "Provozním a ubytovacím řádu".
Opatření: Okamžitě zavést Evidenční sešit na vybírání záloh" na pokoj a kotec a toto řádně provádět.
Termín: Od 1.5.2014 trvale

Využívání pracovníků na dohodu

V roce 2013 bylo odsouhlaseno předsednictvem MSKS správci areálu MSKS použití pracovníka na "Dohodu " na určité práce, které nemůže vykonávat sám – např.stěhování nábytku na pokojích.Kontrolou "Sešitu úklidu" bylo zjištěno,že bylo tohoto pracovníka využíváno na jiné práce-např.sečení trávy apod.
Opatření: Uzavření smlouvy v roce 2014 s pracovníkem na "Dohodu" jen po konzultaci a schválení panem Kratochvílem

Kontrola areálu Zbraslav

Kontrolou areálu Zbraslav a ubytoven bylo zjištěno následující:

• elektrický bojler na umývárně ubytovny – odstranit elektr.kabel visící z bojleru
• posekat trávu – bývalé tenisové hřiště,kolem plotů,apod.
• provádět kontrolu zabezpečení možnosti odběru elektr.energie MSKS panem Komrskou a provádět o kontrole zápis v pracovním sešitě
• odstranit listí kolem plotu
• úprava svodu dešťové vody ze střechy terasy
• upravit uzemňovací pásek z budovy restaurace
• odstranit spadlé větve za tenis.hřištěm
• odstranit papíry a další odpad u plotu k lesu
• vyčistit betonový žlab odtokové vody u ubytovny 2
• vyčistit pískoviště mezi budovami 2 a 3
• v době,kdy není v areálu žádná akce zamykat všechny branky areálu

Kontrola: červenec 2014 

Kontrola účetních dokladů souvisejících s dotacemi za rok 2013

Dne 13.dubna 2014 byla provedena kontrola účetních dokladů, na základě kterých byla čerpána dotace z MŠMT přidělená MSKS v roce 2013. Ke kontrole předložila Bc.Salgová "Tabulky k vyúčtování dotace za rok 2013" pro program V – organizace sportu a pro program IV-údržba a provoz sportovních zařízeních.Dále předložila účetní doklady související s čerpáním dotací, které jsou zařazeny společně s dalšími doklady za rok 2013.

Při kontrole bylo zjištěno:

a) Doklady náležející k čerpání dotací jsou označeny číslem dokladu,který je uveden v "Tabulce k vyúčtování dotace
za rok 2013".Nejsou však označeny,že náležejí k dotacím.
Opatření:Doklady náležející k čerpání dotací označit znakem,který značí dotace.
Termín: do 30.4.2014

b) Chybí doklady položka 11,číslo dokladu FP013006-Informační zpravodaj pro základní organizace za 12.463,-Kč a
položka 18,číslo dokladuFP013061-Pamětní listy,medaile,katalogy kynologických akcí za 9.990 Kč.
Opatření:Chybějící doklady doplnit do svazku dokladů.
Termín: do 15.4.2014

c) Na většině dokladech není zcela zřejmé za co byla platba provedena.
Opatření: V účetních dokladech pro dotace v roce 2014 uvádět stručný popis za co byla platba provedena.
Termín: Průběžně

d) U dokladů (jedná se hlavně o "Cestovní příkazy" a "Pokladní doklady") chybí podpis pověřeného funkcionáře a to
i u rok starých.

Opatření: Všechny doklady, kde chybí podpis podepsat(schválit) pověřeným funkcionářem.
Termín: do 31.5.2014

Kontrola odstranění výše uvedených závad bude provedena v červnu 2014.

Člen Revizní a kontrolní komise:
Jaroslav Venhauer

Následná kontrola ve Zbraslavi

Moravskoslezský kynologický svaz
Kontrolní a revizní komise
tř.Kpt.Jaroše 35
602 00 Brno

V Jihlavě dne 10.srpna 2014

Provedení kontroly plnění úkolů uložené zápisem z kontroly ze dne 26.dubna 2014 správci areálu MSKS Zbraslav

Dne 9.srpna 2014 byla provedena kontrola plnění uložených úkolů a odstranění nedostatků zjištěných při kontrole dne 26.dubna 2014.Kontrola byla provedena členem revizní komise Jaroslavem Venhauerem za účasti pana Jiřího Kratochvíla a správce areálu pana Romana Zyky.

Evidence pružné pracovní doby

Přesčasové hodiny jsou průběžně čerpány a v průměru se pohybují za měsíc do 10 hodin.

Ubytovací kniha

Všechny kolonky v ubytovací knize jsou řádně vyplňovány a ubytovaným uvedené údaje v ubytovací knize podepsány tak,jak to vyžaduje "Provozní a ubytovací řád pro areál Zbraslav". .

Sešit na vybírání záloh na zapůjčení pokoje a kotce pro psa
Sešit na vybírání záloh byl zaveden a je řádně veden.

Využívání pracovníka na dohodu
V letošním roce nebyl žádný pracovník na dohodu využíván.

Kontrola peněžní hotovosti u správce
Správce má v "Sešitě příjmů" uvedenou určitou výši pokladní hotovosti, nemůže však doložit oprávněnost zapsané finanční částky nějakými doklady. Příjemkové doklady za ubytování od něj převzala tajemnice MSKS a nechala mu provozní zálohu bez jakéhokoliv potvrzení. Takže správce má určitou výši finanční hotovosti bez dokladu a tajemnice MSKS má v daném okamžiku určité příjmové doklady bez finanční částky.
Správcem předložená finanční částka souhlasila se sumou uvedenou v "Sešitě příjmů".
Navrhované opatření: Předávání finanční hotovosti mezi správcem areálu a tajemnicí MSKS provádět tak,aby bylo možno vždy zkontrolovat finanční částku s doklady – s příjemkami.

Příjmové doklady

Z příjmových dokladů opět nelze v některých případech zjistit,za co je uvedená částka účtována a to ani při porovnání s "Ubytovací knihou".Pokladní kniha nebyla zavedena a evidence příjmových a výdajových finančních částek je vedena ve více sešitech a je to nepřehledné.
Při kontrole 26.4.2014 bylo zjištěno,že při platbě za ubytování přímo správci areálu není účtován poplatek 20,-Kč za osobu/den. Správci bylo uloženo ,aby od 1.5.2014 byla uvedená částka při platbě za ubytování správci areálu vybírána v souladu s "Provozním a ubytovací řádem pro areál Zbraslav".

Tato částka byla účtována do konce června. Dle sdělení správce areálu,když hradila ubytování v areálu Zbraslav paní Staniová,tak řekla správci ,aby poplatek 20,-Kč/den v měsíci červenci a srpnu nevybíral a ten jelikož se jedná o členku předsednictva MSKS, tak daný poplatek v uvedených měsících neúčtoval.

Ze strany paní Staniové bylo samovolně změněno usnesení předsednictva MSKS a "Provozní a ubytovací řád pro areál Zbraslav". Správce areálu Zbraslav pan Zyka měl pokyn paní Staniové konzultovat s panem Kratochvílem,který je pověřen předsednictvem MSKS řešením problematiky v areálu Zbraslav. Tímto jednáním výše jmenovaných přišel MSKS o určitou finanční částku.

Navrhované opatření:

Zavedením "Pokladní knihy" zpřehlednit manipulaci s finančními částkami. Příjmové doklady vyplňovat tak,aby se vždy dalo vyčíst, za co byla uvedená částka účtována. Při platbě za ubytování správci areálu účtovat k dané částce poplatek 20,-Kč za osobu/den.

Areál Zbraslav

Všechny zjištěné nedostatky v areálu Zbraslav zjištěné při minulé kontrole byly odstraněny. K termínu mistrovství MSKS dle IPO3 je třeba znovu posekat bývalé tenisové hřiště.

Člen revizní a kontrolní komise MSKS:
Jaroslav Venhauer

Kontrola evidence členské základny

Moravskoslezský kynologický svaz
Kontrolní a revizní komise
tř.Kpt.Jaroše 35
602 00 Brno

V Jihlavě dne 26.listopadu 2014

Provedení kontroly evidence členské základny MSKS dne 24.listopadu 2014

Dne 24.listopadu 2014 byla provedena kontrola evidence členské základny MSKS pro rok 2014.Tajemnice MSKS paní Boleslavová předložila ke kontrole zaslané evidenční listy ZO a seznam ZO za rok 2013. Kontrola byla provedena členy revizní komise Jaroslavem Venhauerem a MVDr.Lubošem Širokým za účasti tajemnice MSKS paní Boleslavové.

Kontrolou byly zjištěny následující náležitosti:

• některé ZO zasílají evidenční listy neúplně vyplněné,nepodepsané funkcionářem a neorazítkované (ZO VFU Brno,Brno-Líšeň,Dog School,Střelice,Břeclav,Kladky)
• zasílaný dotazník o majetku ZO vyplňuje velmi málo ZO
• základní organizace,které nemají zaplacené na rok 2014 členské příspěvky , nezaslaly evidenční karty a nezrušily své členství v MSKS – ZO Valtice reg.číslo 10401,ZO Tatran Pohořelice reg.číslo 10418,ZO Bartošovice reg.číslo 20413,ZO Senohraby reg.číslo 30404,ZO Ruský toy klub CZ reg.číslo 30603,Samostatný klub chovatelů a přátel českého strakatého psa,o.s. reg.číslo 30302,
• příspěvky má zaplaceny ale nezaslána evidenční karta - Chihuahua klub ČR reg.číslo 1

Navrhované opatření:

Prokazatelně zjistit (telefonickým dotazem,e-mailem popř. písemně),zda výše jmenované ZO mají zájem být i nadále členy MSKS. Jestliže ano,tak si musí splnit členské povinnosti za rok 2014 do konce ledna 2015.Jestliže nechtějí být dále členy MSKS,tak ať to zašlou písemně a bude jejich členství zrušeno.

Z: tajemnice MSKS

T: do 31.1.2015

Dle evidenčních listů ZO předložených ke kontrole je u MSKS evidováno 176 základních organizací s 3 630 členy,z toho je 236 mládežníků do 18 let.

Za revizní komisi MSKS:

Jaroslav Venhauer
MVDr.Luboš Široký